通帳だけじゃない！学校法人における預金の管理とは？

預金とは

　預金は銀行に預けているお金で、普通預金、定期預金、当座預金等があります。

　預金も不正や盗難の危険を伴うものですので、適切な管理が必要となります。

預金の処理

期中

　預金は通帳があるので通常、出納帳は作成しませんが、支払資金（現金およびいつでも引き出すことのできる預貯金）として利用する場合は残高がいくらかわかるようにする必要があります。

　このため、頻繁に動く口座は記帳をする必要がありますし、仕訳の会計ソフトへの入力もできるだけ速やかに行う必要があります。

　また、1ヶ月に一度程度は通帳の金額と帳簿の金額に相違がないか確認する必要があります。異なっている場合は原因を究明し、修正や追加の仕訳が必要であれば処理を行います。

期末の残高について

　期末の残高は通帳の記帳、できれば残高証明書を金融機関から入手します。残高証明書を入手するのは通帳の記帳は動きがあった場合のみ記帳されるため、通帳の金額が数年前の残高の場合は記帳に行ってないのか、動きがないのかが客観的にわからないためです。

　残高証明書を入手した結果、帳簿上の残高と異なる場合があります。帳簿の残高が常に誤りというわけではないので原因を究明する必要があり、銀行勘定調整表を作成します。

　主な原因としては記帳漏れ、時間外の預け入れなどがあります。記帳漏れの場合は帳簿を修正する必要があります。時間外預け入れの場合は残高証明書と帳簿で預金の金額が異なりますが、帳簿の修正は不要です。

　また、小切手を使う場合は未取付小切手（小切手を相手に渡したが相手が銀行に行って現金化しなかったもの）見渡小切手（小切手を用意していたが相手が取りに来なかったため渡せなかったもの）がありますが、昨今は小切手を使うことも少なく、当座預金に残高がある場合には注意しましょう。

銀行勘定調整表の例

期末の預金処理について

定期預金はすぐに現金化できないものが多いため、通常支払資金に含めません（すぐに解約でき、解約に手数料がかからないような定期預金であれば支払資金に含めることも可能でしょう）。

　このため流動資産の預金に含めずに、固定資産に長期性預金として処理します。また、普通預金、定期預金に関わらず、特定資産に含める場合は特定資産に含るため、流動資産の預金、長期性預金とは区別して処理します。

預金の管理

　預金の管理としては通帳や証書自体も大切なので、金庫に入れて保管するといった管理が必要です。

　不正が行われるという観点では預金の引き出し、預け入れの際です。預金は自由に引き出すことができないように、キャッシュカードや印鑑は課長や部長の承認のもと使えるような管理方法にする必要があります。

　預け入れの際も銀行に持って行った金額が預け入れの金額と同じになっていることを確かめる必要があります。銀行の方に学校まで来てもらい預け入れをするのも一つの方法でしょう。

　また、長年同じ人物が一人で預金の管理を行い、横領が発生するといった事案もあるので、適切なタイミングで配置を変更したり、理事長や財務担当理事が預金の残高を適切な時に確認したりする必要があります。

監査を受けている学校の場合

　公認会計士からの監査が必要な学校の場合、公認会計士は残高確認状により預金の残高を確認します。この残高確認状は公認会計士が銀行に直接質問し、公認会計士が回答を入手するというものです。残高証明書はでも十分なように思えますが、公認会計士は学校を経由しない証拠を入手したいため残高確認状を利用します。

　残高確認状は全ての金融機関（銀行、証券会社など）に発送するため、預金を管理している部署は学校にある全ての口座（PTA、生徒会の口座を学校が管理している場合にはそれにも確認状を発送します）を把握している必要があります。なお、残高が０の口座にも確認状を送ることになります。

　もし、上に書いたような事由により銀行残高と帳簿残高が異なる場合、銀行勘定調整表を見せるなどして、理由を説明する必要があります。