学校会計における固定資産の管理方法とは？

固定資産とは

　固定資産は学校の運営に必要な資産です。固定資産に含まれる資産は、土地、建物、構築物、教育研究用機器備品、管理用機器備品、図書等があります。

固定資産の管理方法

連番管理

　教育研究用機器備品や管理用機器備品のように比較的小さい資産については管理番号を付してその番号と内容を固定資産管理システムに入力して管理をします。
　例

　　このようなシールを作成し、教育研究用機器備品や管理用機器備品に貼付する

　固定資産管理システムを導入していない、または、固定資産の数自体が少ない場合はエクセル等の表計算ソフトで管理するのも一つの方法ですが、管理が漏れたり、減価償却計算を誤ったりするといった弊害があります。

　固定資産管理システムに登録する際にグループ償却（同一耐用年数の資産をグループとして、一括して減価償却を行う方法）を行う場合で、同じ資産を同時に複数台購入した場合（パソコンを100台一度に購入した場合など）は一括して登録して、固定資産自体には枝番が異なるシールを貼付するのが良いものと考えられます。

　減価償却計算（減価償却計算参照）が終わった資産でも使用し続けている限り（売却したり、処分したりしていない限り）管理し続けます。

　減価償却計算が終わっただけでは固定資産管理システムから抹消する、または、エクセル等の管理資料から消去することはできません。

固定資産の棚卸し

　固定資産に関しては棚卸しをする必要があります。

　これは固定資産台帳（固定資産管理システムから出力、もしくはエクセル等の管理資料）と実物を突き合わせるものです。

　これにより固定資産台帳にあるものが実際に存在し、固定資産台帳に記載されていない資産がないかを確かめることができます。

　この場合で実物が無いケースは固定資産管理担当者が廃棄した書類をもらったのに固定資産台帳から抹消することを忘れた場合、毀損等により処分した場合でその書類がそもそも固定資産を管理している部署に来なかった場合等が考えられます。

　また、実物があるのに固定資産台帳に記載がない場合（管理シールが貼付されていない場合）は担当者が固定資産を購入した際に取得の際に行われる一連の手続きを誤り、場合、担当者以外が勝手に購入した場合等が考えられます。

まとめ

　このため固定資産を取得処分する際は稟議等を行うことを義務付け、固定資産管理の担当者もしくは他の者が自由に取得処分を行えないような管理体制を整える必要があります。

　またその取得処分は固定資産管理を担当している部署に確実に連絡が行くようにする必要があります。

　さらに、固定資産管理担当者が適切な処理を行っているか否かについて他の担当者や上長が確認するようなダブルチェックが行われる体制を作る必要があります。

固定資産の取得

　固定資産は、減価償却計算を実施する必要性あり、「起算点」が必要となります。

　減価償却計算は固定資産が経年劣化をするという前提で毎年度実施するもので、原則として取得した月から計算を開始します（実際はグループ償却や学校の規程で翌月から償却なども存在していますが…）。

　この「起算点」は取得した日付を基準とします。このため取得日時は固定資産管理に重要な日付となります。

　では、いつを取得日時とすべきでしょうか。

　これは通常、使用できるようになった日付となります。備品であれば備え付けが終わり、試運転等が必要な資産であれば試運転が終わった日となり、一般的には検収が終わった日となります。

固定資産の処分

　固定資産を処分する際は処分すると決定された日から（実際に廃棄したり売却したりしていなくても）減価償却計算を終了することになります。

　このため処分をする際にも日付が重要になります。処分の日付は通常、稟議等に日付が記載され、その日付をもって処分の日とします。

　実際に廃棄、売却される日が処分の日付より後の場合はどうなるでしょうか。

　この場合は処分する資産を廃棄売却の日まで貯蔵品として処理します。なお、貯蔵品とした場合も管理自体は必要になります。

　この管理方法は固定資産だった時よりも簡便にはなりますが、貯蔵品を持ち出して売却できないような状態にはしておくべきです。